Cross Functional Manufacturing

ระบบการบริหารข้ามสายงาน ( Cross Functional Management  : CFM )

จากการที่องค์กรมีการจัดทําระบบ ๕ ส และระบบ QCC โดยจะต้องมีการดําเนินการมาอย่างต่อเนื่อง แต่ในการบริหารงานขององค์กรก็ยังขาดความสมบูรณ์ไม่เป็นระบบ แม้สายการบังคับบัญชาจะแบนราบเนื่องจาก มีการ แบ่งการทํางานออกเป็นแผนกต่าง ๆ ดังนั้น การนํากิจกรรม QCC เขามาจะช่วยทําให้บุคลากรเข้าใจในการทํางานเป็นทีม มากขึ้น บุคลากรทราบปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละแผนก อย่างไรก็ตามยังมีปัญหาที่ใหญ่กว่ารอรับการเยียวยาแก้ไขคือปัญหา ในระดับข้ามสายงาน ระบบงานที่จะใช้ในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว คือ ระบบ (Cross Functional Management) (CFM) หรือ (Cross Functional Activities) (CFA) หรือ (Cross Functional Team) (CFM)

เมื่อเราจะนําระบบ CFM เข้ามาใช้ก่อนอื่นจะต้องมีการวิเคราะห์ถึงปัญหาที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร ถ้าปล่อยไว้นาน เพื่อนํามาเข้าระบบ CFM เช่น

๑) การประสานงานในแนวราบไม่ราบรื่น (Poor Collaboration) เมื่อมีการประสานงานกันจะเกิดปัญหาทันที เป็นการประสานงานระหว่างงาน

๒) มีเป้าหมายไม่ชัดเจน (Unclear Vision and Target) เรียกได้ว่าไม่มีเป้าหมาย บุคลากรไม่ทราบจุดหมาย องค์กรอาจไม่มีเป้าหมาย หรือมีแต่ไม่มีการนํามาใช้

๓) ขาดทักษะภาวะผู้นํา (Lack of Leadership) คือเป็นภาวะที่ผู้นําขาดจิตสํานึก หรือกลัวการเปลี่ยนแปลง

๔) มีวัฒนธรรมที่อ่อนแอ (Weak Culture) เป็นวัฒนธรรมที่ขาดความเชื่อมั่น ไมมีความสรางสรรค์ มีการตําหนิ และมองเพื่อนรวมงานในแง่ลบ ไมมีความเชื่อใจกัน มีการมองไปว่าคนที่ทํางานให้องค์กรเป็นคนที่ได้รับ ผลประโยชน์ บุคลากรขาดความสุขในการทํางาน

 ๕) องค์กรยังมีระบบเจ้าขุนมูลนายสูง (High Bureaucracy) เป็นวัฒนธรรมแบบระบบอุปถัมภ์ มีสายการบังคับ บัญชาหลายขั้น ทําให้มีการตัดสินใจล้าช้าขั้นตอนมาก และใช้เอกสารมาก

 ๖) ขาดนวัตกรรม (Poor Initiative) บุคลากรขาดแรงจูงใจในการพัฒนางานโดยใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ เขามาใช้ใน การทํางาน ทํางานแค่ให้ผ่านไปวัน ๆ

 ๗) การสื่อสารในแนวตั้งติดขัด ไม่ราบรื่น (Troublesome Vertical Communication) เป็นผลมาจากการไม่ ไว้ใจกัน ผู้บริหารขาดภาวะผู้นํา การประสานงานกันในสายการบังคับบัญชาไม้ราบรื่น ไม้มีใครฟังใคร

๘) การทํางานเป็นทีมมีปัญหา (Poor Teamwork) เป็นสัญญานบอกอีกกอยางหนึ่งวาองค์กรกําลังมีปัญหา อันเนื่องมาจากการขาดความไววางใจซึ่งกันและกัน มีการแบ่งพรรคแบ่งพวกจึงทําให้งานมีปัญหา จากปัญหาที่กล่าวมาแล้วทั้ง ๘ ข้อ องค์กรที่กําลังประสบกับปัญหาเหล่านี้เป็นองค์กรที่ไม่ได้รับความ เชื่อถือ ดังนั้น จะต้องได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วน ต้องมีการปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ การปรับปรุงอาจกระทบ กับบุคลากรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ จะต้องมีการปรับระบบการทํางานเพื่อเข้าสูระบบงานสมัยใหม่

 ประโยชน์ของทีมงานข้ามสายงาน หรือ CFT

๑) เพื่อปดจุดอ่อน สามารถแก้ไขปัญหาได้ทุกรูปแบบ ถ้ามีระบบงานแบบ CFM เขามาตอยอดระบบงานเดิมที่ ทําอยู่ คือ ๕ ส และ QCC จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหา ทั้งด้านเทคนิคและด้านการบริหาร จัดการ

๒) ลดปัญหาการทํางานแบบแบ่งเป็นฝาย เนื่องจากทํางานเฉพาะของตนเอง ทําให้การประสานงาน ในแนวราบ

ติดขัด เกิดปัญหา ดังนั้น การสร้าง Team Work เข้ามาจะช่วยได้ ๓) อาจได้นวัตกรรมใหม่ ๆ จากผลงานที่ทีมงานสร้างออกมา ๔) บุคลากรที่มีความสามารถนอกเหนือจากการทํางานประจํา แต่อาจเก็บซอนความสามารถไว้รอวันที่จะนําออกมาใช้ในช่วงการทํากิจกรรมใหม่

รูปแบบการทํางานของ CFT หรือ ทีมงานข้ามสายงาน

องค์กรจะเป็นผู้คัดเลือกรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง และถาองค์กรมีระบบ ๕ ส และ QCC อยู่แล้ว จะทําให้เกิดความสะดวกมากขึ้น ดังนั้น องค์กรสามารถ ตั้งทีมงานที่ประกอบด้วยสมาชิกข้ามสายงาน  มี ๒ ลักษณะ คือ

 ๑) แบบชั่วคราว

 ๒) แบบถาวร

สําหรับขนาดของทีมงานอาจจัดตั้งตามความเหมาะสมกับขนาดองค์กร แล้วทําการจดทะเบียนผู้แทนทีมการเลือก ทีมงานอาจคัดเลือกมาจากพนักงานระดับใดก็ได้ ในกรณีการวางทีมงานแบบไม่ตายตัว หรืออาจใช้วิธีผสมและปรับตาม ความเหมาะสม ก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ หรือใช้วิธีจะจัดทําแล้วจึงจัดตั้งทีมงาน แต่วิธีนี้มีขอเสียคืออาจทําให้การทํางานไม่ต่อเนื่อง

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการทํางานแบบ CFT

มิใช่มีเพียงปัญหาดังที่กล่าวมาแล้วข้างตน แต่ยังมีปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรในรูปแบบอื่น เช่น

๑) ไม่เคยทํางานร่วมกันมาก่อน

๒) เป็นเพื่อนรวมงานและเคยทํางานร่วมกันก็เป็นปัญหาได้

๓) เป็นเพื่อนร่วมงานกัน รู้จักกัน แต่ไม่เคยทํางานร่วมกันมาก่อน

ดังนั้น จึงต้องมีการนําตัวช่วยลดผลกระทบที่เกิดขึ้นจากปัญหาข้างต้น โดยการให้มีการมองและคิดถึงการ ปฏิบัติงานในรูปแบบของทีมงาน

ตัวช่วยลดผลกระทบในการทํางานระหว่างทีมงานข้ามสายงาน

๑) การกําหนดนโยบาย และแนวทางที่ชัดเจน

๒) กําหนดเป้าหมาย

๓) มีการวางแผนงานชัดเจน เข้าใจง่าย ทุกคนรับรู้

๔) ทําสัญญาร่วมกันว่าจะทํางานให้สําเร็จ

๕) มีการทํางานจริงจัง

๖) มีการย้ำให้ทุกคนรวมมือกัน

๗) มีการเสนอรางวัลในรูปแบบสัมผัสได้และแบบสัมผัสไม่ได้

๘) มีการอบรมเทคนิคและวิธีการทํางานร่วมกัน

จะเห็นได้ว่าตัวช่วยทั้ง ๘  จะเป็นตัวช่วยให้ภารกิจดําเนินไปสูเป้าหมาย และความสําเร็จที่รออยูข้างหน้า ขององค์กรที่นําไปจัดทํา ระบบ CFM เป็นระบบที่ตอยอดมาจากระบบ QCC และยังสามารถนําไปต่อยอดกับระบบอื่น ๆ ได้อีกหลายระบบ

 ที่มา : http://planning.buu.ac.th/content/km/readbook